[【9年寧波兄弟印務】使用凸現ERP案例分析]

一、企業簡介
寧波兄弟印刷有限公司是一家專業不干膠標簽印刷供應商, 致力于生產各種不干膠標簽、產品說明書、吊牌紙卡、包裝彩盒的印刷企業。公司成立于2002年, 是集印前設計,制版,輸出,印刷,印后加工為一體企業, 擁有多臺不干膠輪轉印刷機(六色UV-日本琳德科)/商標機/膠印機(四開四色-德國高寶）等設備。

二．企業的管理需求
寧波兄弟的主要產品是不干膠。產品覆蓋范圍廣，銷售網絡龐大。如何及時合理地組織安排產品的生產和銷售是企業經營的關鍵。產品的加工生產具有較高的自動化程度，但是由于企業管理過程中信息收集和處理的手段落后，企業在計劃管理、物料供應、生產組織、銷售管理和財務管理等方面存在許多問題。
原材料供應出現脫節，不能保證生產需要；
原材料、輔助材料的浪費；
資金使用效率低；
庫存不清，實地盤點效率低，退、調、換、損、殘、盤等特殊業務易出問題；
銷售計劃與生產計劃有延滯；
市場和客戶的需求變化不能及時反饋。
兄弟的決策層清醒地認識到企業管理信息流通不暢是管理的瓶徑所在。只有加快企業的信息化進程才能提高企業的核心競爭力，企業才能在激烈的市場競爭中求得生存和發展。公司成立初期，就開始了管理信息化的嘗試。1994年，公司就上了威美軟件，軟件對公司的管理起到了一定的促進作用。但是由于整個企業的信息化集成程度很低，軟件功能又不能滿足客戶日益增長的需求，企業的管理瓶徑還是沒有得到根本的解決。
隨著企業經營規模的逐步擴大，市場和客戶的需求日趨個性化、多樣化，對企業的管理提出了更高的要求。兄弟公司決定實施ERP系統。通過ERP項目的實施，建立企業先進的管理信息化網絡，實現各管理部門信息的集成，實行企業內外物流、資金流和信息流的一體化管理。優化企業資源配置，合理組織生產，徹底解決產供銷脫節現象；加強物流管理，降低庫存資金占用，減少材料浪費，保障生產材料準時到位；及時掌握市場需求的變化，建立完備的銷售網絡體系，提高產品的市場占有率；強化財務管理，嚴格控制生產成本，壓縮管理費用，提高資金使用效率。最終達到提高企業整體素質，為企業創造更好的經濟效益。

三．實施過程
兄弟印刷公司實施ERP項目主要進行了以下幾項工作：
軟件選型
公司組織了專門的技術人員對ERP市場進行了認真的調查研究，對國內外ERP產品，從技術先進性、功能全面性、系統的客戶化程度、客戶的成功案例、軟件供應商的信譽和穩定性、性能價格比等方面進行了分析和比較。經過認真的篩選，兄弟選擇了深圳市凸現軟件。凸現軟件有著8年印刷ERP管理軟件開發，1200家印刷廠成功運行，適用各類型印刷，是一家國內優秀的企業管理軟件公司，能夠對不同行業提供成熟的解決方案，能根據客戶的需求進行客戶化，系統具有擴展性，在全國有很多實施成功的案例。凸現軟件提供的解決方案完全滿足兄弟公司的管理需求。
調研和分析
與凸現軟件簽定了實施協議后，凸現軟件公司派出技術人員到公司，深入各管理部門進行了詳細的調查研究。凸現技術人員與兄弟的管理人員分析企業的管理現狀和存在的問題，按照ERP的要求對企業的管理業務流程進行了梳理，根據企業管理需求制定了系統調研報告和總體設計方案。
制定實施計劃
在認真的系統調研的基礎上，根據企業的管理需求，把兄弟的ERP實施分成兩個階段。第一階段實現進銷存和財務的一體化管理，完成庫存管理、銷售業務管理、應收帳款管理、采購管理、應付帳款管理、賬務及報表管理等多個子系統的實施；第二階段實現對生產過程的控制，完成生產計劃、物料需求計劃、車間作業管理、成本管理、產品管理、工藝管理等幾個子系統的實施。
建立項目實施機構
兄弟為ERP項目實施成立了三級實施組織體系。即項目領導小組、項目辦公室和各子系統業務組。
ERP領導小組由公司領導親自掛帥，由部門負責人和管理專家組成，負責對ERP系統的實施目標、項目投資、公司內部業務流程重組方案等工作作出決策，對系統開發過程進行監督、控制；項目辦公室由有關部門負責人、凸現軟件公司項目實施部負責人和企業信息部門負責人組成，負責項目的組織實施，包括研究系統的總體結構，制定項目實施計劃，制定系統開發的程序和工作標準，協調各部門工作進程，解決開發過程中可能出現的問題；各子系統業務組由凸現軟件公司項目實施部人員和有關部門的業務骨干組成，按開發工作的分工，分別進行各子系統的實施。
抓好三個層次的培訓
三個層次的培訓是企業領導、實施隊伍和員工的培訓。三個層次培訓的側重點各有不同。企業領導的培訓主要內容是ERP先進管理思想和方法；實施隊伍培訓的主要內容是ERP的實現方法和系統運行的原理和維護方法；對員工培訓則主要側重于系統的使用。
ERP的培訓工作貫穿實施工作的始終，培訓工作不僅僅是教會操作和使用方法，更重要的是不斷地灌輸ERP的管理思想和理念，使ERP在企業扎根。特別是企業領導的培訓是第一位的。通過培訓，取得企業領導對ERP的理解和支持，是項目成功實施的關鍵一步。
業務流程重組
由于管理體制的原因，企業管理中還有不少"人治"的色彩，有許多地方是無章可循或有章不循；管理規程不規范，業務操作隨意性大。由于管理手段落后，管理數據采集、分析方法原始，業務流程不暢通，傳遞環節多，存在不少無效作業環節。必須通過業務流程重組來實現管理流程的簡捷、高效和暢通，這是成功實施ERP的關鍵。兄弟在實施過程中，對主要的業務流程進行了深入的剖析和梳理，找出其中的無效作業環節，按照ERP管理的要求進行業務流程重組。例如，過去倉庫的產品調撥、出庫和發運，分別由各管理部門開出調撥、出庫和運輸單，手工傳遞到相應的倉庫，容易出現單據丟失、差錯或登帳不及時，造成庫存數據不準?，F在根據系統中數據共享的特點，由業務流程的開始環節產生單據，后續環節分別調用前環節的單據進行確認和對應的操作處理，再向后傳遞。每個環節的操作改變自己的庫存可用數量，保證了每個環節庫存數量的準確可靠，同時可以及時發現差錯、避免損失。通過這樣的業務流程重組，大大提高了企業的管理水平。
數據規范
數據的準確和規范是信息化管理系統可靠運行的基礎。只有系統中的數據準確，系統產生的結果才有價值。我們在實施過程中從三個方面加強對數據的規范化管理。一是基礎數據和控制數據，包括產品數據、客戶資料、供應商資料、物料檔案等；二是各子系統建立時需要的初始化數據，如庫存數量的初始化等；三是從程序控制和管理制度上保證業務操作數據的規范性、可靠性。

四．經驗和體會
1． 企業必須有具體的需求，用自己的需求和衡量所選擇的系統
企業在選擇ERP以前，必須提出自己明確具體的需求，找準自己的定位。企業上ERP不是為了趕時髦，也不能把ERP當成靈丹妙藥，指望解決企業所有的管理問題。兄弟分析自己企業的管理基礎，明確自己的管理需求，把ERP的目標定位在解決產、供、銷和財務管理的一體化，實現管理信息的集成。而且把實施工作分為兩步走。這樣確定的方案切合企業實際，實施起來才有成功的把握。

2． "適合"的基礎是了解
企業提出了自己的管理需求后，要和軟件供應商進行充分的交流和溝通，使軟件供應商充分理解企業的需求，軟件供應商通過培訓詳細介紹ERP的實現方法，

讓企業知道哪些需求是合理的，哪些需求與ERP流程有差別，哪些需要流程重組，哪些需要客戶化。只有通過雙方的溝通，才能使實施的結果適合企業管理的需要。
3． 最高決策層的全力支持是成功實施ERP的決定性因素
人們常把ERP說成是"一把手工程"。ERP必須要有最高領導層一班人的全力支持，要把ERP作為企業管理的"一號工程"來抓，項目實施才可能成功。
4． 管理創新是ERP成功的保證，生存和發展是ERP實施的源動力
ERP的實施是一個龐大的系統工程，涉及到企業管理領域的方方面面。實施難度有來自管理體制方面的阻力，也有來自人們管理意識、習慣甚至利益方面的阻力。所以必須有改革的精神，有創新的精神，克服各種困難，才能把實施工作一步步的向前推進。在未來的市場競爭中，企業信息化是企業生存和發展的基本條件之一。要從企業生存和發展的角度來推動企業信息化建設，ERP實施才有源源不斷的動力。
5． 嚴密的保障措施
再好的規劃必須有可靠的組織措施來保證。企業的ERP實施必須建立健全務實的組織保障體系。通過三級實施組織機構實行層層負責，才能把實施的目標和任務落到實處。
6． 加強基礎數據的管理
數據的準確和規范是信息化管理系統可靠運行的基礎。如果系統中輸進去的數據準確，產生的結果就很有價值，如果輸進去的數據不準確，計算機系統就會變成信息垃圾。
兄弟印刷有限公司在實施過程中把系統的基礎數據當作系統的生命線來看待。我們按照ERP系統的要求制定了各種基礎數據的規范，把基礎數據和各種初始化數據按部門的管理職能分類，分別列入各部門的考核內容，每類數據指定專人負責收集、錄入和校對。保證系統需要的各種數據按時、按質、按量錄入系統。

五．效益分析
兄弟公司的ERP系統從2011年12月開始投入使用。一年多時間的運行表明完全達到了項目的第一期目標。高效暢通的信息網絡已經形成，實現了進銷存和財務的一體化管理，從整體上提高了企業對市場的快速反應能力，公司的管理水平和管理手段都有了跨越式的發展。
1）高效暢通的信息網絡促進了公司業務的發展。與2011年相比，2012年銷售額翻了一番。
2）由于實現了信息集成，銷售部門可以隨時掌握倉庫的動態庫存，使銷售開票有了準確的依據，杜絕了客戶開票而提不到貨的現象，提高了客戶的滿意度。2011年交貨履約率達97.2％以上，比上年提高了2.2％。
3） 倉庫實行了精細化管理，能夠有效跟蹤和控制物品流動，倉庫的庫存盤點誤差大大減少。以中心倉庫為例，由過去的平均3.2％降低到2012年底的1.5％。ERP項目支持立體倉庫的管理的貨位管理和批次管理，減少了因調貨、換貨和產品損殘造成的損失，減少了因產品超保質期造成的損失。據不完全統計，每年的產品損殘和超期造成的損失可以減少60多萬元。
由于有了豐富的信息資源的支持，采購計劃和銷售計劃更加準確，有效減少了產品的庫存積壓。2012年底庫存資金比上年同期降低7％。同時保證了生產所需物資的正常供應。

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